Comment animer son stand sur un salon professionnel

1. L'accueil des visiteurs

Une fois que vous avez assuré la location de votre stand, il faut réfléchir à une organisation concernant l'accueil du public. Que ce soit par une hôtesse recrutée pour l'animation du stand ou par un collaborateur de l'entreprise, chaque visiteur doit être accueilli. Il est important de bien travailler l'accueil à bord de votre stand afin d'être certain que les visiteurs veuillent découvrir votre solution.

• S'il veut simplement une brochure commerciale, il doit pouvoir la trouver rapidement. Elle doit être à disposition sur le stand ou à la demande du visiteur. N'hésitez pas à exposer la brochure commerciale sur la table de votre stand afin qu'elle tape à l'oeil.
• S'il souhaite discuter, il doit trouver un professionnel à sa disposition et un espace adéquat. Prévoyez dans votre stand un endroit à l'abri du dérangement afin de pouvoir parler affaires en toute tranquillité. La communication sur les stands est très importante.

Il est impératif de prendre les coordonnées de chaque visiteur afin de les recontacter à l'issue du salon. Les clients et les prospects méritent un accueil personnalisé, n'hésitez pas à identifier les besoins de chaque visiteur en vous référant à son badge. Il peut être un client, un prospect ou encore un futur collaborateur.

Il est important que votre stand marque les visiteurs. Vous devez vous occuper de bien l'accueillir et l'informer peu importe ses besoins et ses questions. Chaque visiteur doit quitter le stand avec :

• une brochure de l'entreprise ;
• la carte de visite de la personne qu'il a rencontrée ;
• des réponses à ses questions ;
• une offre commerciale ou une proposition de rendez-vous.

Afin de pouvoir laisser une marque dans l'esprit de vos visiteurs, il est important de bien travailler vos supports commerciaux. Ils doivent donner un maximum d'informations tout en restant présentables visuellement. En plus de cela, vous devrez faire l'exposition de vos produits sur votre lieu d'exposition, vous pouvez utiliser des solutions innovantes telles que la réalité virtuelle par exemple. De nombreuses idées sont bonnes à prendre pour augmenter votre visibilité et attirer le public sur votre emplacement. Sur le stand, l'équipe doit être complète. Il faut des commerciaux, mais aussi des techniciens. C'est également une occasion d'organiser une séance de team building au lieu de faire un séminaire : une tâche événementielle comme celle-ci peut permettre à vos collaborateurs de participer à un salon événementiel tout en développant leur esprit d'équipe.

2. Un planning à respecter

Lors d'un salon professionnel, il y a un planning à respecter. Toutefois, malgré les rendez-vous, il faut pouvoir accueillir les visiteurs et les renseigner. Les participants doivent donc mettre leurs agendas en commun afin d'alterner l'accueil et les rendez-vous.

Les salons professionnels organisent des conférences et des animations. Mais pour attirer le plus de visiteurs possibles sur le stand de l'entreprise, cette dernière doit prévoir ses propres démonstrations. L'idéal est d'opter pour des animations à heures fixes et d'en informer les visiteurs, par le biais de la brochure et à l'aide d'un encart placé sur le stand.

Il faut éviter de demander à une personne de repasser plus tard. Selon l'organisation de sa journée, cela lui sera peut-être impossible et les entreprises peuvent ainsi perdre un client potentiel. C'est pourquoi il est primordial de bien organiser son planning avant l'événement. N'hésitez pas à préparer une fiche ou un outil digital pour le déroulement du salon.

Ayez toujours quelqu'un qui ne s'occupe pas des rendez-vous mais des potentiels clients qui viennent visiter le stand par hasard. Vous pouvez engager un hôte ou une hôtesse d'accueil si vous n'avez personne dans votre entreprise pour assumer ce poste.

En plus de réaliser un planning, il est important de miser sur votre organisation. Vous aurez forcément un discours de vente à réaliser : préparez-le et préparez certaines réponses à des questions afin de ne pas vous retrouver dans l'embarras le jour J.

3. Miser sur la convivialité

Les salons professionnels sont des moments de convivialité. De nombreuses possibilités s'offrent à vous pour assurer à vos visiteurs de passer un bon moment. Vous pouvez par exemple, acheter au préalable des encas et des boissons pour les proposer à vos hôtes en soirée. Certaines entreprises organisent des quizz, des jeux concours ou des animations en accord avec leur activité. Cela peut vous aider à non seulement faire connaître vos solutions et votre entreprise à travers une animation ludique, mais aussi à donner une image plus humaine à votre entreprise et ainsi, créer une relation de proximité avec les visiteurs. Les animations peuvent grandement développer votre présence événementielle, vous pouvez par exemple installer un stand photo, un mini bar ou encore des évents avec chaque moyen à votre disposition. Une animation originale permet aux stands de se démarquer face aux clients et aux prospects. Toutes les idées sont bonnes pour faire passer un bon moment à votre public.

Plusieurs actions commerciales peuvent s'inviter sur le stand d'un salon professionnel :

• une remise exceptionnelle peut être accordée à la première vente ;
• une prestation peut être offerte aux dix premiers clients ;
• etc.

N'hésitez pas à être sympathique tout en restant sérieux. Vous devez tout de même présenter votre entreprise et ses solutions, mais ce n'est pas la peine d'être froid ou rigide. N'oubliez pas de sourire et de communiquer avec les visiteurs : c'est tout d'abord un échange en plus d'être une présentation. Vous pouvez également choisir de mettre une musique d'ambiance dans votre stand mais pas trop fort pour ne pas déranger vos voisins et pour que vous puissiez vous entendre parler. En fin de soirée, vous pouvez organiser un petit apéro pour accueillir de manière originale les derniers prospects présents au salon événementiel.

Attention à ne pas trop faire attendre vos potentiels clients : vous devez avoir assez de personnel pour accueillir tout le monde, mais n'ayez pas trop de personnes présentes sur votre stand : cela pourrait faire fuir les visiteurs. Assurez-vous qu'une personne de votre équipe soit toujours disponible pour accueillir les nouveaux venus. Cela vous permettra d'asseoir votre présence sur le salon événementiel pour accueillir un maximum de prospects.